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今日の話題

上司への相談メールのタイミングとメールマナー

      2016/04/05

上司への相談メールのタイミングとメールマナー

上司に相談をメールする時、気をつけることはどんなことでしょうか。

それは文章やメールを送るタイミングなども重要になります。メールはビジネスにおける重要なツールです。

メールのビジネスマナーをしっかり把握しておきましょう!

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仕事の相談は上司が一番!

できれば建設的な意見を聞きたい「仕事の相談」の場合、働く女子は誰に一番話すことが多いのか聞いてみました。

Q 仕事の相談を一番多く話すのは?
■ 先輩・上司……20.4%
■ 同期……19.3%
■ 恋人……18.6%
■ 社外の友達……16.1%
■ 母親……15.4%

多くの女子が先輩や上司に仕事の相談をする理由は、「伝えることによって仕事がしやすくなるから」(23歳/情報・IT/技術職)、「同じ環境にいるのでリアルに話が伝わる上、活きたアドバイスがもらえるから」(24歳/小売店/販売職・サービス系)など。中には上司や先輩のことを「職場で一番信頼できる人だから」(27歳/団体・公益法人・官公庁/事務系専門職)と思える環境にいる、ラッキーな(?)人も。一方で、悩み自体が「上司の人間性がひどいこと」(26歳/金融・証券/事務系専門職)という回答や「上司がちーっとも使えない」(26歳/金融・証券/販売職・サービス系)という回答もたくさんあったのですが……。

また、「たいてい同じような悩みを抱えているから」(24歳/情報・IT/技術職)、「ほどよい距離感なので話しやすい」(26歳/ソフトウェア/技術職)などの理由から、同期に相談する人も。相談したりされたりしながら一緒に成長した仲間とは、強い絆で結ばれそうですね。

引用元-グチり相手と相談相手は別! 仕事の悩みを聞いてもらう相手とは?|「マイナビウーマン」

上司に相談メールを送る時の書き方マナー

自分が相談される側の立場になって作成する

相談するときのビジネスメールというのは、自分よがりなってしまいがちなもの。
上司や先輩に対しては、「相談」とよりも「お伺い」するという気持ちで、 「相手がこのメールを読んでどんな風に感じるか?」を考えて、ビジネスメールを作成しましょう。

引用元-上司や先輩にメールで相談事をする際の書き方マナー4ヵ条 | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

何を相談したいか簡潔に書く

上司や先輩へ「相談」する時のメールは、件名に「○○の件の相談」と、相手が件名を読んですぐに、 「このメールは相談で送ってきているんだ」とわかるような書き方で送りましょう。
そして、何をどんな風に自分は困っていて、または相手に相談したくて、最終的にどうなりたいかを簡潔に書きます。

引用元-上司や先輩にメールで相談事をする際の書き方マナー4ヵ条 | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

内容は箇条書きなどでわかりやすく

相談したい内容をわかりやすく相手に伝えるには、 「箇条書き」を使うと、何を相談したいかがより相手に伝わりやすいです。
また、現状を報告上で今後についての相談も、現状を「箇条書き」にしましょう。
数値などがはっきりしているものは、なるべく数値で記載する書き方の方が相手により伝わりやすいです。

引用元-上司や先輩にメールで相談事をする際の書き方マナー4ヵ条 | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

最後は「?」で締めくくる

「相談」のメールは、最後を「?」で締めくくると相手も返信しやすくなります。
「〜をお願いできないでしょうか?」
「〜でよろしいでしょうか?」
「〜したいのですが、お力をかしていただけませんか?」
など「?」で締めくくります。

そして、「?」の後に、「○○さんの意見をお聞かせ頂けないでしょうか?」や
「至急、ご検討お願いします」や「ご都合をお聞かせ下さい」など一言付け加えると、丁寧で、相手に失礼にあたりません。

引用元-上司や先輩にメールで相談事をする際の書き方マナー4ヵ条 | ビジネスマナーのことならキャリアパーク

上司に相談してはいけないタイミングは?

1. 上司にとって重要な会議がある直前の時間帯には聞きに行かない。
上司のスケジュールを確認し、時間的余裕があり、ひっ迫していない状況のときに相談に行く。

2. どうしても今すぐ確認したいことがある場合で、上司のスケジュールがいっぱいで時間の予約ができないときは「おっかけ」をする。上司が会議に行くために席をたつタイミングで、「大変恐縮ですが、歩きながらで結構ですので至急確認させてください」と随行し、メモをとりながら聞く。

3. もうすぐ客先へ外出するという時間帯の直前は避ける。

4. もうすぐ飲み会に行くとか、用事があって今日は急いでいる、という業務終了間際の時間帯は、余裕がありそうかなさそうかを目視観察した後、良さそうな感じだったら聞きに行く。

5. 問題案件で緊急でないものについては、朝一や昼食前の空腹時ではなく、人間が生理的に安定している時間帯である午前10時前後、昼食後、午後3時前後ぐらいに報告しに行く。

引用元-忙しそうな上司に、相談で声をかけるタイミングがつかめません 〜Part2〜 | 社内円滑 Happyコミュニケーション – オフィスライフ│シティウェーブ

相談メールを送るときは上司の状況も考えよう!

上司のメールボックスは、どういう状況?

メールが伝達手段として発達し、皆さんも日々受信メールは溜まっている事と思います。
あなたでさえメールチェックに苦労しているのであれば、上司がどういう状況なのか、容易に想像がつくと思います。

特に管理職の方のメールボックスは、社内各方面からのワークフローなどの承認依頼や、取引先からの連絡、経営層からの依頼メールや部下からの相談事項などで溢れかえっているのです。

役職が上になればなる程、その傾向は増す一方です。全てのメールにきちんと目を通すのは至難の業です。

中には、メールの確認だけで一日が終わってしまうという方もいますし、メールの題名で判断して余り目を通さないという場合もあります。

この様な状況であるからこそ、メールは簡潔に分かりやすく書き、電話や対面で補足する事が重要となります。

引用元-上司へのメールの書き方は合ってますか?ビジネスマン必見!! | 厳選!新鮮!とっておき@びっくり情報

上司から相談に対するアドバイスをもらったらお礼メールを送ろう!

堅くなりすぎず、自然に言葉を選ぶ

友人や同僚にはお礼を伝えやすくても、上司に伝えるとなると改まってしまって言葉が出てこない場合も多いかもしれません。しかし、難しく考えずとも、素直に思った気持ちをそのまま伝えると言うことがお礼をすることで大切になってきます。 お礼をするということは、何かありがたい気持ちを上司にもらったということ。 そのままありのままの気持ちを表現することができれば、大抵気持ちが伝わります。
 
また、メールの際は、返信に自然にお礼の言葉を組み込むことが重要です。全く別の話をしている最中に思いだしたかのようなお礼の言い方は、上司に対する失礼に値します。 なのでタイミングをわきまえてお礼をしましょう。

引用元-上司に感謝の気持ちを伝えるためのお礼の返信メールの書き方|U-NOTE [ユーノート]

お礼のお決まりのフレーズについて

丁寧に上司にお礼の言葉を伝えるために、お決まりのフレーズをいくつか紹介しておきます。
 
まず、丁寧な感謝の言葉のフレーズとして、『おかげさまで』『ありがとうございます』『感謝しております』などが挙げられます。これらの言葉はスマートに相手に感情が伝わるため、おすすめです。 

また、『お世話になりました』『お手数をおかけしました』『ご迷惑をおかけしました』などの言葉も使いやすい言葉の一つです。『お気づかいありがとうございます』や『ご配慮ありがとうございます』などの言葉も相応しいでしょう。 

引用元-上司に感謝の気持ちを伝えるためのお礼の返信メールの書き方|U-NOTE [ユーノート]

twitterの反応

 - 人間関係, 仕事

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