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アポイントメールに返事を貰うコツ〜ビジネスマンのメール術

      2016/04/09

アポイントメールに返事を貰うコツ〜ビジネスマンのメール術

ビジネスマンの基本でもあるアポイントメール。なかなか返事をもらえずに困った経験をした方もいることでしょう。

そこで今回は返事をもらう為のアポイントメールのコツについてまとめてみました。

次のビジネスにつなげるためにもぜひ参考にして、サクッとアポイントとりましょう!

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返事をもらうためのアポイントメール3カ条

配慮と感謝の気持ちを示す

「ビジネスのアポイントは、友達との待ち合わせとは違います。ビジネス上での上下関係がある間柄では、上位者(目上の人や顧客など)の都合に下位者が合わせるのが原則です。

しかし、物理的にあわせられないときもあるでしょう。そうした場合には、適切な言葉遣いでうまく調整できるようにしたいものです。また自分の方が顧客や発注側、親会社側などで上位であっても、一方的なアポイントの取り方では信頼関係を損ねます。

アポイントメールのポイント3カ条は、

1.相手の都合に極力あわせようとの姿勢を見せる
自分の都合を優先せざるをえないときでも、できるだけ相手に配慮した表現をしましょう。

2.希望日時を明確にし、早く決められるようにする
お互いの都合をすりあわせるためにはある程度の選択肢が必要ですが、選ぶ幅が広すぎて話があいまいにならないようにしましょう。

3.時間を割いてもらうことへの感謝の気持ちを忘れない
目上の相手にはもちろんのこと、自分が上位であっても「相手に時間や手間を取らせている」という配慮や感謝はしっかりと伝えましょう。

引用元-恥をかかないためのアポイントメール文とは? | マイナビニュース

アポイントメールに確実に返事をもらうコツ

メールは返信期限で締めくくる

メールの締めにも、返信をもらいやすくするためのワンポイントを追加しましょう。
メールへの返信を何日までに欲しい旨を書いておくことにより、アポ取りメールへの返信率が上がります。

例文

お忙しいところ、まことに恐縮でございますが○月×日(△曜日)までに御返信頂けましたら幸いです。
宜しくお願い致します。



日程を決めておかないと、お客様が返信を先延ばしにしてしまいメールの返信も来にくくなります。
それを防ぐためにも、いつまでに返信が必要かを書いてください。また、日程の折り合いがつかなかった場合は、もう一度ここに書かれている手法を使いアポをとり直します。

メール送信後の電話でのフォローアップも忘れない

営業マンのなかでもやる人とやらない人で分かれるのが、メール送信後の電話フォローです。通常のお礼メールなどの場合には特別必要ないのですが、大事な資料を送付したときや、今回のようなアポ取りメールのような、確認が必要なメールに関しては必ずメール送信後に電話でフォローをしましょう。

「メールをお送りしたのでご確認ください」の一言で構いません。
また、送付した相手が不在の場合は、電話口の方に「メールを送信したので、確認してくださいとお伝えください」と伝言を頼むようにしましょう。

引用元-アポ率が劇的にアップ!営業のアポ取りの時に使えるメール文例集

アポイントメールに返事が来ない原因は?

時間があって返信出来るはずなのになかなか返事が返って来なかったり、スケジュール的には空いてる時間に、こっちがお願いしたいアポを突っ込んでもらえないのは、相手にとっての優先順位が低いから、ただそれだけ。

人は「忙しいから」って当たり障りの無い理由で断ろうとするけども、相手のTwitterとかFacebookみたら当然のように遊んでたりもする。
そこで、「なにこいつ?」って思うのはお門違い。
自分が提案しているものの優先順位が、相手にとって低いだけなんだ。

だから、早く返事をしてもらえるような工夫、つまりは文章を簡潔にしたり、返答しやすいフォーマットに落とし込んであげたり、件名に必要性を訴えるようなものを設定したりと言った工夫は当然必要なんだけど、それよりも相手を唸らせる面白い企画を作る方が大事なんだよね。

それともう一つこれに付随して触れておきたいことがあるんだけども、それが「忙しい人がレスポンスが遅いんじゃなくて、スケジュール管理が下手くそな人がレスポンスが遅い」ということ。

引用元-メールやメッセの返事が遅いとかアポイントが取れないとかは「忙しさ」が理由じゃない。|まさとにごはんをあたえないでください

アポイントメールの注意点

メールの注意点

メールは改行を活用し、見やすいようにしましょう。
25〜30文字で1行が基本です。
また、大体3〜4行になったら改行をし行間を入れます。
また、HTMLやリッチテキスト形式で送るのはやめ、テキストタイプでメール返信をしましょう。機種依存文字などを使うのもNGです。
送る前にミスはないかも確認しましょう!

引用元-OB・OG訪問のアポイントメールの書き方 | ビーカイブ

始業時間や退社時間前後のアポは避ける

相手にとって都合の悪そうな日や時間帯は、できるだけ避けるようにする気配りが欲しい。

たとえば月末は、たいていの会社では仕事が立て込んでおり、とても来客の相手をしている時間はない、という人も多いはずだ。

連休明けはもちろん、週明け月曜日も、休みの余韻が残っていて本調子ではないという人がいるだろうし、会議が予定されている場合もある。

始業時間や退社時間の前後も、できるだけ避ける。

会社によって就業時間が異なるので、迷惑にならない時間帯を確認してから、アポの時間を決めたほうがいいだろう。

また打ち合わせが昼食時間にかからないよう、午前中は11時以降の約束は入れないといった配慮も欲しいところだ。

引用元-【訪問時のマナー】アポイントメントの正しい取り方

アポイントメールの返事は断り…そんな時はどうする?

断りを受けたときの返事や対応の仕方はどうすればいいのでしょうか。

まず、相手に嫌感を与えるのをやめましょう。
特に相手が法人の場合、たまたま提案した時期が悪かっただけで、のちのち提案しなおしたら契約してくれるということは珍しいことではありません。

「でも、全デモ(商談)即決を狙うべきだって言ってませんでしたっけ?」
こう思う方もいると思います。

もちろん、「全デモ全即決」を狙うべきですが、即決を狙ったから嫌な営業マンになるわけじゃないということに気が付いてほしいですね。

では、具体的な方法をお話しします。

断られたときの返事は「ありがとうございます」

私自身、この境地に至るまでに時間がかかりました。
お恥ずかしいですが、若いときは勝気だったこともあり「何だよ!」ってイラッとしてましたからね。

しかし、営業マンを長く続けているうちに心境に変化が生まれたんです。

・営業マンである私に、提案の時間をくれた
・はっきり「必要ない」と意思表示してくれた

この上記2点に「ありがたいことだな」って思えるようになったんですね。

考えてみてください。

商談相手は「売り込まれること」を承知で時間をくれているんですよ。では、質問ですがあなたは営業マンや店員さんから売り困れることは大好きですか?「お断りします」って意思表示するのって、気が引けたり相手に悪いなってストレスかかりませんか?

ね、そう考えれば「ありがとうございます」っていう感情が自然と生まれるはずです。

引用元-断られた時の返事や対応がビジネスに与える影響

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