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社会人のメールマナー!アドレス変更する時の対処法

      2016/04/11

社会人のメールマナー!アドレス変更する時の対処法

社会人になってからのメールアドレスの変更は、家族や友人以外にもビジネス関係でも報告が必要になります。

このアドレス変更の連絡を怠ると、仕事への影響も懸念されてしまいます。

そこで社会人が気を付けておきたいアドレス変更のメールについてまとめてみました。

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社会人としてのマナー!アドレス変更のお知らせメール

メールアドレス変更のお知らせの案内は、ビジネス上、必ず「メールアドレス変更のお知らせ」メールをするでしょう。メールアドレスの変更を機に連絡が取れなくなるとビジネスにとって大きな支障が出ます。

そのため、メールアドレスのみの変更であってもメールアドレス変更のお知らせ案内の文面には併せて、電話番号も明記しておきましょう。もし、変更後のメールアドレスに繋がらなかった際に、緊急連絡先が文面に明記されていると安心です。

このような理由もあることから、メールアドレス変更のお知らせには併せて電話番号も明記しておきましょうね。

文面に電話番号と変更後のアドレスを載せると個人の特定がしやすい

メールアドレス変更のお知らせの案内を送るとき、文面にメールアドレスと電話番号を載せることで、個人の特定がしやすいという点を覚えておきましょう。

メールアドレスを変更したのだから、文面に明記するのは、メールアドレスだけで良いかもしれませんが、これまで電話番号を知らなかった人、もしくは電話番号しか知らなかった人にとっては、両方記載されていた方が個人の特定がしやすいので、メールアドレス変更のお知らせの文面に電話番号と、変更後のメールアドレスを記載するのはオススメです。

引用元-メールアドレス変更の案内状の適切な書き方と例文【ビジネスマナー】 | ビジネススキルのことならキャリアパーク

社会人なら微妙なメールアドレスは避けよう

業種によっては同僚、上司ともメールで仕事の連絡をすることがあります。
ですので、入社して即、アドレスを教え合う場面も少なくありません。
私がかつて働いていた職場もそうでした。
一応、多くの部下が私にはいたので、多くのアドレスを聞くことになります。
その中にはやはりあるのです!恥ずかしいアドレスが・・・。

その男性は20代後半、見た目硬派で仕事もそつなくこなし、期待の持てる人材でした。
研修時期も終わり、そろそろ新しい仕事も任せたい。アドレスを交換するのは、大体そんな時期です。彼にアドレスを聞くと、一瞬凍りつきました。
しかし、覚悟を決めたかのように私にアドレスを書いたメモを差し出したのです。
そこに書いてあったのは・・・

yumiko_love_0821@・・・

もう、笑わずにはいられませんでしたね(笑)。
ユミコはおそらく彼女の名前でしょう。
0821は彼女の誕生日、もしくは二人がつきあい始めた記念日でしょう(確認したところ後者でした)。
浮気防止で彼女に無理矢理つけさせられたのかもしれませんが、さすがにこのアドレスを上司である私に教えるのは、相当恥ずかしかったはずです。

引用元-盲点?社会人になるなら、メールアドレスにも気を使おう! | MEN人(メンジン)

社会人の常識!?アドレス変更のメールで一斉送信は危険!

いっせい送信でメールアドレスがもれてしまう状態に

同報送信をする場合にも気をつけたいことがあります。
それは送信相手の指定方法です。 送る相手がみんな知っている人どうしならば問題ありませんが、お互いは知らないかもしれない、または知り合いではあるけれど、メールアドレスを交換するほどかどうかはわからないという場合に、何も気にせずにいっせいに送信してしまうと、メールアドレスの漏洩につながってしまうことがあるからです。

先ほど見たように、メールを選択すると、そのメールに設定されている宛先、CCの情報が表示されます。
相手先のメールアドレスが全部わかってしまうわけです。
メールアドレスは個人情報ですから、勝手にいろんな人に教えてもらいたくはないですよね。
メールを送信する側としても、そのあたりには充分注意したいものです。

では、どうしたらいいのでしょうか?それにはBCCを利用します。
BCCに設定されたメールアドレスは、他の送信者にはわからないようになっています。
いっせい送信する相手のメールアドレスをBCCに設定することで、他に誰に送られているのかをお互いに知らせずにメールを送れるのです。
なお、メンバー全員をBCCにする場合は、宛先に自分を設定しておくといいでしょう。

引用元-知らないと恥ずかしい!?メールを送るときに気をつけたいポイント(2/2) – FMVサポート : 富士通

社会人のアドレス変更メールの使える例文

●取引先へのアドレス変更メール例文・個別の相手に送信する場合

株式会社□□□□ □□□支社
企画開発部 ○○課長
                株式会社□□□ 営業部
                法人営業第二課課長 ○○○○

       メールアドレス変更のお知らせ

謹啓 時下ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社におきましては、業務システム刷新の一環として
営業社員のメールアドレスを一斉に変更致しました。
私のメールアドレスも下記の通り変更致しましたので、登録アドレス
の書き換えを宜しくお願い申し上げます。
なお、今後約1ヶ月間は旧アドレス宛のメールもお受け致します。

まずは、取り急ぎメールアドレス変更のお知らせまで。   敬白

             記

    新しいメールアドレス hojin2@work.co.jp

    ※私個人宛の新しいメールアドレスです。

                            以上

(署名)

引用元-アドレス変更メールの例文(取引先)

社会人は考えたいメールアドレスの永続性

メールの重要性が増してくるにしたがって、同じメールアドレスをずっと使い続けるということの意味は大きくなる。
今後もその構造はかわらない。
しかし、プロバイダから支給されているアドレスを使い続ける限り、アドレスの「生殺与奪」権は他人であるプロバイダ業者に握られ続ける。
なにも乗り換えってことを考えないでも、倒産もするだろうし、他の会社と合併したり名称が替ったりもするだろう。
そのたびにメールアドレスの変更をしなくちゃならない。

私自身には無縁だが、会社から支給されているメールアドレス*だけ*でもって世間につながっている人でも、事情は同じだ。
このご時世、会社のはかなさは言うまでもないし、会社内での個人のはかなさはその数十倍だ。
つつがなくいっても、60になれば放り出されるのである。
そうなったら、世間との接点を失ってしまうじゃないか。

「メールアドレスの永続性」を考えるなら、結局のところは、自分のドメインを持つしかない。
自分のドメインを持っていたら、とうぜんなにがしかの費用は発生するけど、その費用を負担しているかぎり、メールアドレスは永遠である。

引用元-メールアドレスは変更したくない[デジタル/シゴト/技術]

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